Potrącenie wierzytelności przysługującej pracodawcy względem pracownika nie ma uzasadnienia w obowiązujących przepisach prawa – jest niedozwolone. Pomimo tego, zdarzają się sytuacje potrącania wierzytelności ze świadczeniami przysługującymi pracownikowi – jest to bardzo częsta przyczyna sporu pracodawcy z pracownikiem. Pracodawcy mają świadomość, że potrącenie z wynagrodzenia pracownika wymaga jego pisemnej zgody, dlatego częstą praktyką jest potrącanie wierzytelności wzajemnych ze świadczeniami przysługującymi pracownikowi z tytułu podróży służbowej.
Świadczenia przysługujące pracownikowi na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową nie są elementem wynagrodzenia za pracę, lecz wynikają z poniesionych przez pracownika kosztów podróży. Zatem, nie możemy odwoływać się do regulacji zawartej w art. 87 i nast. Kodeksu pracy, bowiem przywołane przepisy regulują wyłącznie problematykę dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pracę. Analizując kwestię dopuszczalności potrącenia przez pracodawcę wierzytelności wzajemnej z przysługujących pracownikowi świadczeń z tytułu podróży służbowej należy zatem zastosować art., 300 Kodeksu pracy, zgodnie z którym w sprawach nie unormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. Odpowiednio więc należy zastosować w sytuacji potrąceń przepisy art. 498 i nast. ustawyz dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm, dalej jako ‘k.c.’). I tak, zgodnie z art. 498 k.c. gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.
Jednakże, art. 505 pkt. 1 k.c. wyłącza możliwość umorzenia wierzytelności poprzez potrącenie w odniesieniu do wierzytelności nie ulegających zajęciu, a zgodnie z art. 831 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeksu postępowania cywilnego (Dz.U. Nr 43, poz. 296, z późn. zm.) nie podlegają egzekucji sumy i świadczenia w naturze wyasygnowane na pokrycie wydatków lub wyjazdów w sprawach służbowych. Do takich świadczeń należą przysługujące pracownikowi diety.
Obowiązek wypłaty diet pracownikom – kierowcom w czasie podróży służbowej wynika z Ustawy o czasie pracy kierowców. Zgodnie z art. 21 a tejże ustawy: „Kierowcy w podróży służbowej, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 775 § 3 – 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 – Kodeks Pracy”.
Ponadto zgodnie z art. 505 pkt. 4 Kodeksu cywilnego umorzenie poprzez potrącenie jest również niedopuszczalne w odniesieniu do wierzytelności wynikających z czynów niedozwolonych, a taki charakter może mieć ewentualne zobowiązanie pracownika do naprawienia szkody związanej z uszkodzeniem pojazdu bądź towaru, który transportował.
Biorąc pod uwagę działanie pracodawcy polegające na potrąceniu swoich wierzytelności względem pracownika z należnych kierowcy diet nie znajduje uzasadnienia w obowiązujących przepisach prawa.
Ochronne dla pracownika jest również stanowisko Sądu Najwyższego – Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych, przyjęte w wyroku z dnia 14 maja 2012 r. (II PK 230/11, Legali), zgodnie z którym pracodawca nie może w regulaminie wynagradzania pozbawić pracownika diety za podróże służbowe, wskazując, że otrzymywane wynagrodzenie rekompensuje poniesione w podróży służbowej zwiększone koszty utrzymania.